Definición y características de oficio, memorándum, carta, informe y circular.

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.

Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.

Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

• Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
• Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
• Lugar (puede ser opcional)
• Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
• Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
• Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
• Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
• Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
• Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
• Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
• Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

Ejemplo de oficio simple:

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA,  11 DE MARZO  DE 2010

Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez

Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534

A través de la presente quiero hacer llegar  mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los  problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio

URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/1244-ejemplo_de_oficio.html
Nota completa: Oficio

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda,  Memorándums,  Memorandos o Memorándumes).

Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

• Nombre(s) de a quien se dirige
• Nombre(s) del remitente(s)
• Fecha
• Asunto
• Escrito redactado brevemente.
• Firma(s)

Ejemplo de memorándum simple:

México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.
Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900
Memorándum
Para: Mauricio del Moral, Director General
De: Luz María Durán
Asunto: Reunión de ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas

URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html

Para redactar una carta formal se requiere el conocimiento de algunos puntos básicos, pautas importantes y algunas reglas que debe seguir toda buena redacción. Son tipos de cartas o notas que tienen muchos destinos y  pueden ser empleadas de diferentes maneras.

Veamos ahora los puntos fundamentales a tener en cuenta en la confección de dicha carta.

Para la redacción correcta y clara de la carta formal se deberá atender los siguientes puntos:

a) La información del destinatario y del escribiente deberán figurar claras y ser bien legibles, deben contener los logos correspondientes y siempre colocados en el lugar correcto para tales fines.

b) Es aconsejable ordenar previamente todas las ideas antes de su inicio y seguir una guía que resulte ordenada y bien precisa. Se usarán preferiblemente frases cortas y se prestará mucha atención a la corrección ortográfica evitando cometer faltas severas y excesos de redacción.

c) Es muy importante también que se entienda el motivo de la carta y que quede claro el mensaje a transferir de modo que la idea quede correctamente plasmada en la carta formal.

Ejemplos de carta formal:

Guadalajara, 7 de Octubre de 2010

Asunto: Pedido de concurrencia a Inauguración

Sr. Director Esteban Batista Alto
Director Principal de la empresa Ejemplode.com S.A.

Los trabajadores de la empresa Saudico S.A  queremos invitarlo a Ud. y su señora a que concurra a la próxima inauguración de nuestra nueva planta de envasado. De esta forma queremos compartir con Ud. tan importante evento y agradecer todas las atenciones prestadas por su compañía.

Como verá usted pronto, tan grato acontecimiento ya no es un sueño,  es una  legítima realidad y nos agradaría mucho que se hiciera presente con la compañía de su agrado.

Posterior a la recorrida de toda la planta, se realizarán importantes eventos y shows por lo que habrán muchas sorpresas que nos gustaría compartir con todos ustedes. El espectáculo culminará con un sorteo de una original obra de arte donada por un artista de la zona y valorada en una cifra cercana a los 100.000 euros. Esperamos  su grata concurrencia.
Saludos cordiales.

José Pedro Cebollita
Representante de los trabajadores de ejemplode.com

URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/1236-ejemplo_de_carta_formal.html
Fuente: Ejemplo de Carta Formal

Informe

Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún trabajo. El texto del documento lleva capítulos,  apartados,  conceptos específicos o simplemente el nombre de cada' información que se esté efectuando. En muchas ocasiones quien solicita el informe proporciona un formato especial.

Ejemplo de un informe:

INFORME DE VENTAS

Auto partes  Martines S. A

Con el presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “Junio y Julio”  en los que las ventas aumentaron considerablemente, sobre todo en lo que atañe a refacciones de frenos y transmisión.

Se obtuvieron 5000 refacciones de frenos para el modelo Tsuru de Nissan, de las cuales se han vendido 4600, llegando casi a su totalidad.

Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a los ingresos y egresos, así como copia del libro mayor.

De la misma marca y modelo de tener  8000 kits de afinación completa en existencia, se han vendido en su totalidad, y contamos con pedidos por un total de 6000 más, de los que solo falta entregar.

Recibimos 15 devoluciones por fallos en las piezas, las cuales se espera que sean enviados  9 en cuanto se apruebe el trámite y se reembolso el dinero correspondiente en los 6 restantes.

Para  las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas correspondientes y las fichas de reembolso correspondientes.

México D.F. a 12 de enero de 2012.

(Firma)
Ing. Manuel Rincón Gamboa

URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/377-ejemplo_de_informe.html
Nota completa: Ejemplo de Informe

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.

Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.

Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración.

Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.

Ejemplo de circular informativa:

León,  Gto.,  2 de julio de 2008 CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE         Con fecha 10 de septiembre del año actual,  toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna,  conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente Circular,   incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.         Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales,  con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción. Atentamente EL GERENTE DE PRODUCCIÓN ING.   PANFILO G.   ACOSTA JIMENEZ DIRECCIÓN GENERAL

Ejemplo de circular de condominio:

Administración del edificio

A todos los vecinos, con el presente se les informa que habrá una reunión de vecinos para discutir los cambios y movimientos que se deben realizar dentro del edificio, la reunión se llevará a cabo en el pacillo central del edificio a las 9:00 P.M.
Se cuenta con su presencia.

Atte. Luis Pérez López.

Ejemplo de Circular a empleados:

Tlaxcala,  Tlax.,  a AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA PRESENTE          A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad interna de esta empresa,  comunico a ustedes que a partir de esta fecha,  los integrantes de ese Departamento deberán verificar que todos los empleados sin excepción porten su gafete de identificación al entrar y salir de las instalaciones,  así como durante su permanencia dentro de las oficinas y demás áreas de trabajo. También es obligación de todas las personas que ingresen al edificio,  mostrar el contenido de sus bolsas de mano, portafolios, maletas,  etc. y en su caso las cajuelas e interiores de sus vehículos.         Cualquier irregularidad que atente contra las nor¬mas de seguridad, reportarla inmediatamente a la Gerencia de Protección y Seguridad. Atentamente El Director General Ing.  Luis Sánchez Taboada LST '

Ejemplo de circular de vecinos:

Administración del condominio

A todos los condóminos, por medio de la presente se les informa que las nuevas normas aceptadas en la pasada reunión del comité, se aplicarán a partir del próximo viernes 1 de noviembre de 2015.
Para mayor información favor de comunicarse con la administración.

Attentamente

Marco Galindo Galeana